To Do or not To Do...

Hallo, ich bin Katrin und ich bin ein Marketing-Kind.

Tatsächlich, je besser der Werbeslogan, je melodischer der Jingle, je bunter die Farbe des Produktes, desto kaufbereiter fliege ich wie eine Motte in das perfekt platzierte Werbelicht. Wahrhaftig: Nur, um zu testen, ob ich wirklich zu schwach bin, habe ich früher Fisherman’s Friend gekauft. Ich kann auch 24 Jahre später immer noch das Werbelied von »Zott Sahne Joghurt« singen. Und ich ertappe mich heute (trotz immer größer werdender Sommelier-Erfahrung) noch dabei, dass ich den Weißwein im Supermarkt nach der Farbe seines Etiketts aussuche.

So erklärt sich natürlich, dass ich beim New York Bestseller »Get Your Sh*t Together« von Sarah Knight sofort große Augen bekomme. Woher kennt Sarah mich und woher weiß sie, dass ich trotz genialstem Zeitmanagement immer noch nicht meinen Sh*t together habe? Wusste sie einfach, dass ich mich bei diesem grenzgenialen Titel magnetisch angezogen fühle? Und war ihr klar, dass mich das Gütesiegel »New York Bestseller« natürlich vollkommen umhaut?

Sie hat mich. Ich nutze die Leseprobe bei Kindle. Ich lese drei Seiten. Ich kaufe das Buch. Ich bin euphorisiert. Das Marketing ist geglückt. Congrats Sarah! Show me how it’s done!

Vor mir liegen lehrreiche Seiten, um in meinem Alltag Tabula Rasa zu machen und meinen Sh*t nun endlich together zu bekommen. Ich lese das Buch. Ich lache. Sarah ist witzig. Ich würde gerne mal einen Abend mit ihr verbringen. Das heißt schon was.

Und nebenbei nehme ich auch noch etwas mit, was ich tatsächlich in den nächsten Wochen gekonnt in meinen Alltag einbaue. Denn Sarah weiß natürlich, dass ich »To Do« Listen liebe und gibt mir hier einen absolut genialen und zugleich so simplen Tipp. Sie empfiehlt mir, meine Liste noch einmal ordentlich zu unterteilen in die sogenannten, dringlichen »Must Do’s«, für die ich nur noch wenig Zeit habe und in die klassischen »To Do’s«, die weniger dringlich und somit mit etwas Zeitverzug auch noch gekonnt abzuarbeiten sind.

Das ist simpel und gleichzeitig tiefgründig. Das ist der heilige Gral des Selbstmanagements. Das ist der Jackpot gegen meinen Alltagsstress. Das ist ein klares und einfach umsetzbares »DO«.

Und so begann die Testphase. Jede Aufgabe wurde dahingehend begutachtet, ob es sich dabei um ein sehr dringendes Müssen oder um ein baldiges Machen handelte. Prioritäten wurden gesetzt und in dieser neuen Ordnung abgearbeitet. Tatsächlich entwickelte sich in mir eine gewisse Ruhe, eine neue Gelassenheit. Denn ich hetzte nicht einfach meine übermäßig lange Liste ab, sondern konzentrierte mich genau auf den Dringlichkeitsgrad der Aufgaben. Dabei lernte ich, öfter einmal Nein zu einer Aufgabe zu sagen und sie von der »Must-« auf die »To Do« Liste zu verbannen. So durchlebte ich meine alltäglichen Aufgaben mit einer neuen Distanz und schaffte mir eine neue Balance des Müssens und Machens.

Ja, für viele ist das keine wahnsinnig, große Erkenntnis. Und diesen Menschen da draußen gratuliere ich (etwas neidisch) zu ihrem optimalen Zeit- und Selbstmanagement. Ihr seid geniale Listenrocker. Ihr seid keine One-Do Wonders, sondern langfristig in den Charts der Macher und Durchzieher. Ihr habt halt einfach Euren S*hit together, während ich eben noch ausMISTen muss.

Und Sarah? Sarah reicht mir hierzu die Mistgabel. Sarah Knight, Du weißt wie es geht! Du räumst auf wie Marie Kondo, nur mit Aufgabenlisten. Du verzauberst wie Mary Poppins, nur ohne Magie. Du bist ein Wirtschaftsprüfer, nur mit Humor.

Nichtsdestotrotz hatte Sarah eines in meinem Fall übersehen. Da war noch dieser kleine Teufel der tief verankerten Verhaltensmuster, der sich nach einer gewissen Zeit in meine Listen einschleichen wollte. Denn wie bei allen neu gekauften Produkten, war auch diese Herangehensweise irgendwann nicht mehr so shiny. Gleichzeitig kamen mir, dem absoluten Ja-Sager und stetigen Weltretter, regelmäßig Dinge dazwischen, die mich davon abhielten konsequent meinen Alltag zu managen.

Und dann passierte das eigentlich schon Vorhersehbare. Meine zwei Listen - diese Luder - verbündeten sich gegen mich. Diverse »To Do’s« wurden allmählich zu immer mehr »Must Do’s«. Und ich? Ich transformierte statt in einen leichten Schmetterling des Selbstmanagements in einen tollwütigen Hund, der den immer länger werdenden Listen hinterher hecheln musste.

Ich wurde müde. Ich wollte einfach weder müssen noch machen. Ich fühlte mich wie ein Vollpfosten, der noch nicht einmal diese simple Technik im Alltag durchhält.

Und immer, wenn ich mich wie ein Vollpfosten fühle, hinterfrage ich erst einmal rebellisch das gesamte System. Denn, warum muss ich eigentlich meinen Sh*t together bekommen? Warum eigentlich optimaler Optimierungswahn statt einfach zu chillen, mit dem Flow zu gehen, meine Aufgaben zu tanzen? »To Do or not To Do«...das ist doch eigentlich die zentrale Frage, oder? Denn ich bin keine stetig verlässliche Maschine. Ich bin ein imperfekter Mensch. Warum also nicht auch meine Aufgaben und Pflichten dahingehend anpassen? Warum nicht auch einfach mal nicht machen?

Diese rebellische Phase gehört bei mir einfach dazu. Kurz einmal bockiges Kind sein, bevor ich wieder als in mir ruhender Erwachsener meinen Pflichten nachgehe. Und sie helfen mir das Problem noch einmal ganz neu zu betrachten. Denn bei genauerer Untersuchung der Alltagsaufgaben erkannte ich schnell ein paar wichtige Dinge, die ich Dir nicht vorenthalten möchte. Denn vielleicht helfen auch sie Dir dabei, zum Master of Tasks emporzusteigen.

Zum einen bestand keinerlei Einklang zwischen der Anzahl meiner Aufgaben und meiner verfügbaren Stunden, weder bei den »Must Do’s« noch bei den »To Do’s«. Ich wollte also jeden Tag die Welt retten und zwar je schneller desto besser. Und vergaß dabei, dass meine Energie begrenzt ist, ich nicht immer alles KANN.

Zum anderen hinterfragte ich meine eigenen Prioritäten und stellte dabei fest, dass ich so manches »Must Do« und »To Do« grundsätzlich gar nicht machen wollte. Ich mit diesen Aufgaben in eine ganz andere Richtung renne als ich eigentlich WILL.

Tatsächlich, in unserem täglichen Marathon des Alltagsmanagement geht es nicht nur ums kurzfristige Müssen und Machen, sondern auch ums Können und Wollen. Wie viel kannst Du in Deinen begrenzten Stunden eigentlich schaffen? Für was möchtest Du Dir langfristig mehr Zeit nehmen und was möchtest Du langfristig keinesfalls mehr machen?

Can Do = Must Do + To Do + Want Do - Don’t Do.

Ich legte eine simple Formel für mich fest. Denn ich möchte in meiner Zeit nicht nur müssen und machen. Ich möchte auch erkennen, was ich in meinem Leben von Herzen aus weiter vorantreiben möchte und gleichzeitig diejenigen Dinge aus meinem Alltag streichen, die ich einfach nicht mehr will. Und damit ich nicht noch mehr Listen, Aufgaben und Plichten nachrennen muss, gab es dazu noch drei, einfache, wahrhaftig goldene Regeln:

1. Auf alle meine »Must Do, To Do, Want Do, Don’t Do«-Listen dürfen nicht mehr als 3 machbare Aufgaben stehen. So bleibe ich in meinem Rahmen des Könnens und überlaste mich nicht noch mehr in dieser schon so schnelllebigen Welt. Basta!

2. Ich wende nur 5 Minuten des Tages auf, um meine Listen zu schreiben und lege dann los.

3. Ich sage einfach mehr Nein, setze klare Grenzen und gebe mir mehr Freiraum für das Nicht-Machen.

Probiere es aus und finde Deine eigenen goldenen Regeln, um Deinen Alltag zu versüßen. Und hab einfach Spaß dran! Denk daran, dass wir alle immer wieder nach dem perfekten Weg des eigenen Managements suchen. Du bist also nicht allein. Und egal, wie Du Deine Listen auch nennen magst und wie kompliziert Deine Formel für den Alltag auch wird. Am Schluss geht es ganz einfach darum, Dich zu fragen:

»TO DO OR NOT TO DO«

Und dann machst du halt oder machst eben nicht.